ENTRADA REALIZADA POR:
MARÍA INÉS HERNÁNDEZ CRUZ
EQUIPO 1 1.1 COMPONENTES DE LA PANTALLA DE EXCEL
Una vez inicia Excel,
aparece el libro de cálculo Book1 con
las herramientas necesarias para poder comenzar a trabajar.
Cinta de opciones o “Ribbon”
Las
fichas o pestañas de la Cinta de opciones muestran los
comandos más importantes para cada una de las áreas de tareas en las
aplicaciones. Por ejemplo, en MS Excel 2010, la pestañas agrupan los comandos
de actividades, tales como: insertar objetos (imágenes y tablas), crear diseños
de página, trabajar con fórmulas, datos y revisar.
La pestaña Home (Inicio) proporciona un acceso
fácil a los comandos de uso más frecuentes.
Cuadro de direcciones
de la celda: Son las que van horizontalmente y ayuda a posicionar las celdas.
Barra
de fórmula: Se incorporan formulas a las celdas.
Barra
de desplazamiento: Sirve para desplazarse derecha, izquierda.
Barra
de cambio de hoja: Sirve para cambiar a otra hoja y empezar a trabajarla
Pestaña
de estado: Para indicar que ya hemos terminado.
Botón
para insertar otra hoja. Sirve para insertar otra hoja
Botones
de vistas. Sirve para ver nuestras hojas de trabajos desde otro punto de vista.
Zoom
slider. Sirve para ampliar el panorama
EVIDENCIAS
EQUIPO 2 1.2
ENTRAR DATOS EN UNA HOJA DE TRABAJO
En cada una de las celdas
que componen la hoja de trabajo se puede entrar texto, números y fórmulas.
Simplemente haga clic en la celda donde va a entrar los datos, la celda será
seleccionada y podrá comenzar a escribir. Observe que tanto en la celda activa
como en la barra de fórmulas aparece lo que escribe.
Una hoja de cálculo en Excel
consta de 16,384 columnas y 1,048,576 filas. La ventana sólo despliega una
parte de la hoja de cálculo por lo que es importante conocer cómo desplazarse o
moverse a través de ella.
Desplazamiento
por la hoja de cálculo
Movimiento
|
Teclado
|
Celda abajo
|
↓
|
Celda arriba
|
↑
|
Celda derecha
|
→
|
Celda izquierda
|
←
|
Pantalla abajo
|
[Av Pag] [Page Up]
|
Pantalla arriba
|
[Re Pag]
[Page Down]
|
Celda A1
|
[Ctrl] + [Inicio]
[Ctrl+Home]
|
Entrar texto
En
Excel, cualquier grupo de caracteres que contenga letra, guión o espacio se
considera texto. Cuando entra texto en una celda, Excel alinea el mismo al lado
izquierdo de la celda y si excede el ancho de la celda, el sobrante de los
caracteres se despliega en las celdas de la derecha mientras estas otras celdas
no tengan contenido. Entrar números en Excel, un número puede contener solo los
siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) . $ %.
Si una celda contiene
cualquier otro caracter, incluyendo espacios, Excel lo considera como texto.
Cuando asigna cantidades numéricas a una celda, los caracteres quedan alineados
a la derecha de la celda. Ocurre lo opuesto a cuando insertamos TEXTO.
Modificar la hoja de trabajo, seleccionar celdas, antes de ejecutar cualquier modificación en los datos
de la hoja de trabajo, tendremos que seleccionar la celda o el grupo de celdas
que va a ser editado.
1. Para seleccionar una celda, simplemente
haga clic sobre la celda que desee.
2. Para seleccionar un grupo de celdas adyacentes,
haga clic sobre la primera celda, mantenga presionado el botón izquierdo del
ratón y arrastre hasta la última celda a seleccionar.
3. Para seleccionar un grupo de celdas dispersas,
haga clic sobre la primera celda, luego mantenga presionada la tecla [Ctrl] y haga clic sobre las demás
celdas.
4. Para seleccionar una columna haga clic
sobre la letra que identifica la columna.
5. Para seleccionar una fila haga clic sobre
el número que identifica la fila.
6. Para seleccionar
toda la hoja de trabajo ubique el cursor en el botón superior izquierdo de la hoja,
entre la letra A que identifica la columna y el 1 que identifica la fila, y
haga clic.
Cambiar el tamaño las columnas
Identifique
la columna que desea agrandar o reducir (Ejemplo:
Columna A).
1. Ubique el
apuntador del mouse en la línea
que divide las letras de las columnas (Ejemplo:
la línea que divide la columna A de la B).
2. Haga doble
clic, sobre la línea para ajustar automáticamente el tamaño de la columna.
Cambiar el tamaño las filas
1. Identifique
la fila que desea agrandar o reducir (Ejemplo:
Fila 1).
2. Ubique el
apuntador del mouse en la línea
que divide los números de las filas (Ejemplo:
la línea que divide la fila 1 de la 2).
3. Haga doble
clic, sobre la línea para ajustar automáticamente el tamaño de la fila.
Función autoformato
A
partir de la versión 2007, Excel ha creado una colección de estilos de tabla
preestablecidos que puede aplicar a un grupo de celdas. Estos incluyen tipo y
color de letra, bordes y orientación del texto y los números.
1. Seleccione el grupo de celdas a las cuales quiere
aplicar el nuevo formato.
2. Haga clic en la pestaña Home y del grupo Styles,
seleccione Format as Table.
3. Una vez
haya seleccionado el autoformato, presione OK.
Insertar o remover filas y columnas
En
ocasiones es necesario actualizar la hoja de trabajo y por consiguiente
insertar o eliminar datos de filas o columnas.
1. Haga clic
sobre una celda de la fila o columna que desea añadir o eliminar.
2. Haga clic
en la pestaña Home y del grupo Cells, haga clic en Insert, Insert Sheet Rows o Insert
Sheet Columns para añadir filas o columnas, respectivamente. Las
columnas se añaden a la derecha de la celda activa y las filas se añaden sobre
la celda activa.
Para eliminar filas o columnas,
1. Seleccione la fila o la columna que desea
eliminar
2. En la pestaña Home, haga clic en Delete que
se encuentra en el grupo Cells.
Nombrar hojas de trabajo
Inicialmente
cada libro de cálculos contiene tres hojas de trabajo llamadas Sheet1, Sheet2 y Sheet3.
Para moverse de una hoja a otra, simplemente hacemos clic sobre su nombre en la
parte inferior izquierda de la ventana de Excel. Podemos asignar nombres más
significativos a las hojas de modo que se puedan identificar de acuerdo a su
propósito. También se le puede añadir color a la pestaña que identifica la
hoja.
Para
esto:
1. Haga doble
clic sobre el nombre de la hoja que desea renombrar (Ejemplo: Sheet1).
2. Escriba el
nombre que identificará la hoja de ahora en adelante y presione [ENTER] para aceptarlo.
Guardar un libro de cálculos
Para
guardar un libro de cálculos haga clic sobre el icono ubicado en el extremo
superior izquierdo o haga clic en la pestaña File y seleccione Save As o
Save.
EVIDENCIAS
EQUIPO 3 1.3
ENTRAR FORMULAS USANDO OPERACIONES ARITMÉTICAS
Crear formulas
Se
puede asignar una fórmula a una celda y Excel calcula el resultado. Una fórmula
es una combinación de números constantes, referencias a celdas, operaciones
aritméticas y/o funciones cuyo resultado aparece en la celda donde se crea la
fórmula.
1. Seleccione
la celda donde creará la fórmula. En este lugar será donde obtendrá el
resultado de la misma (Ejemplo: celda
E3).
2. Escriba el
signo de igual ( = ) para
iniciar el desarrollo de una fórmula. En este caso multiplicaremos Costo por unidad (celda C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular el Costo estimado.
3. Seleccione
las celdas y los operadores aritméticos (^ % * / + -) correspondientes que
compondrán la fórmula.
En
este caso, seleccione la celda C3, escriba el símbolo de asterisco (*) y luego
seleccione la celda D3.
4. Oprima [ENTER] para aceptar el cambio. Podrá
observar que el resultado de la multiplicación de la celda C3 y D3 se observa en la celda donde creamos la fórmula, celda D3. La fórmula se visualizará en la Barra de fórmulas de la siguiente
manera:
Entrar fórmulas usando funciones
Una
fórmula puede incluir una función o tarea computacional predeterminada. Las
fórmulas están divididas por varias categorías. Las mismas se pueden acceder
desde la pestaña Formulas, en el
grupo Function Library.
Para
utilizar una fórmula de sumatoria:
1. Seleccione
la celda que contendrá la fórmula. En esta celda es donde se mostrará el
resultado.
En
este caso, deseamos obtener el total de la columna de Costo por Unidad, por lo que seleccionaremos la celda C10.
2. En la
pestaña Formulas, haga clic en
la categoría AutoSum del grupo Function Library y seleccione la
función AutoSum.
3. Podrá
observar que al activar esta función, Excel automáticamente desarrolla la
fórmula y la presenta en la celda para su aceptación o rechazo, marcando con
líneas entrecortadas el grupo de celdas que sumará.
4. Si el grupo
de celdas que se desean sumar está correcto, oprima la tecla de [ENTER], de lo contrario, deberá
seleccionar el grupo de celdas que desea sumar y posteriormente oprima la tecla
de [ENTER] para aceptar el
cambio.
5. Si
activamos nuevamente la celda C10,
observaremos en la barra de fórmulas aparecerá =SUM(C3:C8). Esta fórmula indica que se va a efectuar una suma de
los valores que se encuentran en las celdas de la C3 hasta la celda C8.
Copiar formulas
El copiar
fórmulas permite reutilizar las que ya se han generado. Las fórmulas
repetitivas sólo se crean una vez y se copian a las celdas que sean necesarias.
Se recomienda utilizar la opción Fill
Handle (Autorelleno) de la celda que contiene la fórmula y arrastrar a
las que la necesiten.
En este
ejemplo, copiaremos la fórmula de Costo
estimado de la celda D3 a
la celda D8. Para esto:
1. Haga clic en la celda que tiene la fórmula (Ejemplo: D3).
2. Haga clic en el Fill Handle de la celda y arrastre hasta la celda D8.
EVIDENCIAS
EQUIPO 4 1.4
CREACIÓN DE GRAFICAS
Antes
de crear una gráfica debemos planificar, identificar qué queremos representar
en ella y cómo queremos que luzca. En este caso, crearemos una gráfica de
columna 3D para representar el costo estimado por tipo de gasto.
Para
esto:
1. Seleccione
el área o los datos que utilizará para crear la gráfica. Recuerde, si los datos
no están adyacentes, utilice la tecla [Ctrl]
para seleccionarlos.
2. Haga clic
en la pestaña Insert, y del
grupo Chart, haga clic en el
estilo de gráfica que desea crear con los datos que seleccionó en el Paso
Si
desea moverla a una hoja aparte, simplemente haga clic en la pestaña Design, de Chart Tools (pestañas que aparecen al seleccionar la gráfica) y en
el grupo Location, haga clic a Move Chart. Le aparecerá un cuadro de
diálogo que le ofrecerá dos opciones:
1. New sheet:
Le permite mover la gráfica a una nueva hoja. La misma ocupará toda la hoja y
saldrá de tamaño completo de la misma.
2. Object in: Le
ofrece la opción de dejarla como un objeto dentro de una hoja de cálculo en
particular. Le permite seleccionar a su vez la hoja de cálculo que desea
colocarla.
Al
seleccionar la gráfica, aparecerá una nueva pestaña en la cinta de opciones,
titulada Chart Tools. Ésta
contiene una serie de funciones que puede aplicarle a la gráfica seleccionada.
·
Design: Permite cambiar el tipo de
gráfica, cambiar el grupo de datos de la gráfica, cambiar la estructura y hasta
el estilo de la gráfica.
·
Layout: Permite añadir título,
leyenda o describir cada componente de la gráfica.
·
Format: Permite aplicar formato
personalizado a cada ítem dentro de la tabla. Como por ejemplo, cambiar el
color de una sola columna (con doble clic se selecciona la columna deseada).
LES DEJO UNOS ARCHIVOS COMO INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA PARA INTRODUCIRNOS A LAS HOJAS DE CALCULO
